Editors' Picks : Ultimate Guide to Multi-City Hybrid Events (EP.2)

จากบทความใน Episode 1 เราได้เรียนรู้ว่าผู้จัดงานควรดีไซน์งานยังไงให้ตรงกับแนวทางการจัดงานในรูปเเบบ Hybrid อย่างไรก็ตาม การดีไซน์อย่างเดียว นั้น ก็อาจจะไม่เพียงพอในการจัดงาน Hybrid ให้มีประสิทธิภาพ ทีมงาน MICE Intelligence Center ในวันนี้ จะมานำเสนออีกสองเเง่มุมในการจัดงาน เพื่อให้สามารถตอบโจทย์การจัดงานในรูปแบบใหม่ได้ !!


การจัดงานโดยคำนึงถึงความยั่งยืน หรือ Sustainability 


อย่างที่หลายท่านอาจจะทราบอยู่เเล้วว่าในยุคสมัยนี้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเเบบไหน ทุก ๆ คนล้วนให้ความสำคัญต่อความยั่งยืน หรือ Sustainability โดยความยั่งยืนในความหมายของการจัดงานคือการที่ผู้จัดงานสามารถจัดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยแนวคิดของการรักษาสิ่งเเวดล้อมให้ได้มากที่สุด


ถ้าพูดถึงการสร้าง Sustainability มันไม่มีวิธีตายตัวในการนำไปปฎิบัติ เเต่ว่าผู้จัดงานนั้นสามารถที่จะนำเเนวคิดบางอย่างจากทาง Hybrid Alliance Center เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ต่อได้ ในเบื้องต้นการสร้างความยั่งยืน ผู้จัดงานควรเริ่มต้นจากการชี้แจงนโยบายต่อสิ่งเเวดล้อมให้ผู้ร่วมงานก่อน โดยการวางกฎเกณฑ์ไว้ล่วงหน้านั้นเป็นสิ่งที่มีประโยชน์อย่างมาก เนื่องจากจะเป็นการทำให้ผู้เข้าร่วมงานนั้นได้รับรู้ถึงมาตรฐานของงานก่อน ส่งผลให้ผู้เข้าร่วมงานนั้นได้มีความเข้าใจในเรื่องของ Sustainability เเละ จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานนั้นรู้ว่าควรปฎิบัติฅนเองตามเเนวคิดของความยั่งยืนได้อย่างไร

editor image

นอกเหนือจากการกำหนดนโยบายและชี้แจงให้แก่ผู้ร่วมงานได้รับรู้ ผู้จัดงานสามารถเริ่มปฏิบัติก่อน โดยเน้นไปที่การสร้างความยั่งยืนต่องานได้โดยตรง เริ่มต้นที่ผู้จัดงานควรคำนึงต่อการลือกสถานที่ที่สนับสนุนการสร้างความยั่งยืนต่อสิ่งเเวดล้อม ในความหมายนี้ ผู้จัดงานต้องศึกษาโปรไฟล์ของผู้ให้เช่าสถานที่อย่างถี่ถ้วน เเละเลือกสถานที่ที่มีแนวปฎิบัติด้านการสร้างความยั่งยืน เช่น สถานที่ที่ไม่ใช้อุปกรณ์พลาสติก หรือ การใช้ของ Eco-Friendly หรือ การใช้วัสดุที่เป็นมิตรต่อสิ่งเวดล้อมนั้นเอง เช่น ลดการใช้ถุงพลาสติกและหันมาใช้ถุงผ้า หรือ การจัดเตรียมอาหารสำหรับผู้เข้าร่วมงานโดยการใช้กล่องที่ย่อยสลายได้ เเต่ทว่า การสร้างความยั่งยืนนั้นไม่จำเป็นที่จะต้องหยุดที่ผู้จัดงานเพียงคนเดียว ผู้เข้าร่วมงานนั้นก็สามารถมีส่วนร่วมในการสร้างความยั่งยืนได้เช่นเดียวกัน เช่น การให้ของรางวัลตอบเเทนต่อผู้เข้าร่วมงานที่เดินทางมาด้วยรระบบรถสาธารณะ เช่น รถไฟฟ้า หรือ รถไฟใต้ดิน เพื่อเป็นการตอบแทนที่ผู้เข้าร่วมงานได้มีส่วนร่วมในการสร้างความยั่งยืนหรือ การที่ผู้จัดงานสร้างกิจกรรม CSR ให้ผู้เข้าร่วมงานได้มีส่วนร่วม โดยทั้งหมดนี้ จำเป็นต่อการสร้างวงจรของความยั่งยืนอย่างเต็มรูปแบบนั้นเอง!!

editor image

การเข้าใจถึงความเสี่ยงในการจัดงาน Hybrid


จากมุมมองของคนหลาย ๆ คน อาจจะมองว่าการจัดงานในรูปแบบ Hybrid นั้น ไม่น่าจะมีความเสี่ยงอะไรเลยสักนิด ในความเป็นจริงแล้ว การจัดงานมีความเสี่ยงเสมอ ยิ่งโดยเฉพาะในช่วงวิกฤติโควิด-19 โดยทางหน่วยงาน Hybrid City Alliance ได้จำเเนกความเสี่ยงในการจัดงานออกเป็นสองเรื่อง หนึ่งคือความเสี่ยงเรื่องเทคโนโลยี และสองคือความปลอดภัยในเบื้องต้นนั้นเอง!!


โดยถ้าพูดถึงเรื่องเทคโนโลยีนั้น เป็นที่ยอมรับกันว่า ความชำนาญในการใช้เทคโนโลยีของเเต่ละคนนั้นไม่มีความเท่ากัน ด้วยสาเหตุนี้ ผู้จัดงานต้องทำความเข้าใจถึงความสามารถในการใช้เทคโนโลยีของตัวเอง ของผู้เข้าร่วมงาน เเละของพิธีกร การจัดงานเเบบ Hybrid นั้น ยังถือว่าเป็นเรื่องที่ใหม่อยู่ ซึ่งผู้จัดงานหลาย ๆ คนอาจยังไม่คุ้นชินกับระบบใหม่นี้ซะทีเดียว ผู้เข้าร่วมงานบางส่วนก็เช่นกัน บางคนอาจจะยังไม่คุ้นเคยในการใช้เเพลต์ฟอรม์ออนไลน์ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อประสบการณ์การร่วมงานอย่างเเน่นอน เเละ พิธีกรอาจจะประสบปัญหาทางการเชื่อมต่อ ส่งผลกระทบต่อความเข้าใจของผู้ฟังเช่นเดียวกัน

editor image

นอกเหนือจากความชำนาญในการใช้เทคโนโลยีเเล้ว ข้อบกพร่องของโปรเเกรมก็เป็นอีกหนึ่งความเสี่ยงทางด้านเทคโนโลยี ที่ผู้จัดงานควรพึงระวังด้วยเช่นเดียวกัน ถึงเเม้ผู้ประกอบการอาจจะมีความชำนาญในด้านการใช้เทคโนโลยี เเต่ข้อผิดพลาดทางระบบ ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุม ดังนั้น ผู้จัดงานควรที่จะมีแผนสำรองที่จะสามารถรับมือกับเหตุขัดข้องได้อย่างทันท่วงที


ความเสี่ยงสุดท้ายที่ผู้จัดงานต้องทราบนั้นก็คือ ความปลอดภัยด้านสาธารณสุขของผู้เข้าร่วมงาน และผู้จัดงานผู้จัดงานควรคำนึงถึงความเสี่ยงของการติดเชื้อของผู้เข้าร่วมงานเเละผู้จัดงานเอง เเน่นอนว่าความปลอดภัยของทุกคน นั้น จะตกมาเป็นหน้าที่ของผู้จัดงาน ฉะนั้นผู้จัดงานควรที่จะลดความเสี่ยงให้ได้มากที่สุด เช่น การเลือกสถานที่ที่มีลักษณะเป็นเบบเปิดโล่ง หรือการมีอุปกรณ์ทำความสะอาดในหลาย ๆ จุด

editor image